Základní funkce systému Stoodio (video)
Stoodio|Beauty

0,00 Kč

0,00 Kč bez DPH

Stoodio|Beauty 

Základní rozložení výchozí pracovní plochy s rezervacemi, funkce a obsluha. Práce s rezervacemi a přehled vystavených dokladů.

- +
  Přidat do košíku
Položka byla přidána do košíku
Vyskytl se problém s přidáním položky do košíku

Video manuály , Stoodio | Hlavní plocha

  • Popis

  • POKLADNA: Otevření a uzavření pokladny (denní uzávěrka)
    • Tak, jak je tomu u pokladních v obchodních domech, které přijdou k pokladně se svým šuplíčkem, za jehož obsah mají hmotnou zodpovědnost, je to i v případě recepčních v salonech. V momentě aktivace začíná pokladna počítat, připisovat si tržby, výběry a vklady.

      Jen tak vám bude sedět pokladní uzávěrka, ať ji předáváte v poledne, nebo ji uzavíráte večer.
  • POKLADNA: Změna úhrady dokladu (omyl)
    • Stačí kliknout a tak si označit rezervaci, ke které se špatně označená platba vztahovala. V pravé části monitoru, pod informacemi k rezervaci kliknete na ZOBRAZIT DOKLAD. Otevře se vám náhled faktury, přičemž v levém dolním rohu tohoto náhledu kliknete na ZNOVU OTEVŘÍT a zvolíte opět zelené tlačítko PLATBY. Zobrazí se vám okénko s přijatými platbami, kde bude uvedena vaše, špatně označená, platba a vedle ní křížek. Stačí na křížek kliknout, čímž se platba vymaže a vy pak jen znovu, správně, vyberete způsob úhrady.
  • PLÁNOVÁNÍ SMĚN: Směny pro zaměstnance
    • Bez plánování to prostě nepůjde. Naplánováním směny zajistíte správnost fungování on-line rezervačního systému a zobrazíte také kadeřníkovi jeho pracovní dobu. Klient se nikdy nebude moci sám objednat na službu bez vašeho vědomí, tudíž každou přijatou on-line rezervaci vždy musíte potvrdit vy. Ani v případě, že nevyužíváte on-line rezervace, není plánování směn zbytečná práce. Díky této funkci víte, kdy kdo pracuje a kdy je možné k němu zákazníka objednat.

      Při plánování se můžete zaměřit na barevné pozadí kalendáře. čím více barev v pozadí máte, tím je směna na salonu vytíženější.
  • REZERVACE KLIENTA: Založení nového klienta | potvrzení rezervace | zaslání SMS
    • Není nic horšího, než když vám klient nepřijde... Potom nevydělává ani kadeřník, ani salon :-( Proto je důležité co nejvíce informací mít v systému, aby se o zbytek mohl systém postarat sám. SMS po vložení rezervace zákazníkovi zaslat můžete, nebo nemusíte. Vždy mu ale přijde SMS upozornění den před samotnou rezervací, aby mu bylo připomenuto, že k vám má dorazit, případně se omluvit.

      Čím více informací a údajů ke klientovi vyplníte, tím lépe a efektivně vám bude v pozadí systém pracovat...
  • REZERVACE KLIENTA: Změna termínu rezervace.
    • Rezervace byla uložena na jiný čas/den. Jak rezervaci zruším a uložím do správného termínu?

      Rezervaci můžete přesunout různými způsoby. První je, že rezervaci myší přesunete na požadovaný termín. Je-li mimo tento den, můžete si rezervaci dát do módu "čekačka" a poté, když si na ni kliknete, dalším klikem v kalendáři rezervaci umístíte.
  • REZERVACE KLIENTA: Smazání rezervace a všech spárovaných dokumentů
    • 1.) Ve stoodio|Beauty zobrazit doklad pro rezervaci, kliknout na “znovu otevřít” a hned rezervaci smazat
      2.) ve Stoodio|Prime (bílé rozhraní) najít objednávku, tužkou znovu otevřít a v objednávce nahoře tlačítko “zrušit objednávku”
      3.) ve Stoodio|Prime (bílé rozhraní) najít fakturu, tužkou otevřít a ve faktuře nahoře tlačítko “storno”
  • REZERVAČNÍ SYSTÉM: Nastavení notifikačních e-mailů
    • 1. možnost: vytvořte si vlastní e-mail a dejte nám informace k IMAP e-mailovému účtu (login, heslo, SMTP server, port), ze kterého se mají e-mailové notifikace posílat.
      V případě, že máte od nás i mailhosting (spravujeme vám e-maily my), postačí nám říct, jaký e-mail má být vytvořen a o vše ostatní se postaráme za vás. Výhodou bude, že všechny historicky odeslané e-maily se vám budou ukládat.

      2. možnost: potvrzovací e-maily se budou odesílat přímo ze servera, kde vám běží instance (váš systém stoodio). My nastavíme odesílatele na požadovanou e-mailovou adresu (např.: rezervace@vasedomena.cz).
      Aby byla zaručena lepší doručitelnost těchto e-mailů, mělil by jste si na doménu (např.: mojedomena.cz) nastavit TXT záznam s následujícím obsahem:

      IN TXT: "v=spf1 mx a a:hodor.tablehead.cz a:mail2.tablehead.cz"
  • ÚČET KLIENTA: Účet klienta (on-line) a zaslání pozvánky (odsouhlasení GDPR)
    • V dnešní době je naprostá samozřejmost, že všude, kam se registrujeme, máme svůj zákaznický účet a zároveň vidíme, jaká data o nás daný subjekt evidujte. Toto je nezbytné i pro vás! Dokonce vám to nařizuje zákon o ochraně osobních údajů (známý jako GDPR). Klient musí mít možnost se odhlásit z odběru komerčních sdělení, změnit si své heslo, adresu, apod., pakliže má účet vytvořený.

      Nejrychlejší způsob je kliknout na velké tlačítko “KLIENTI” a najít si daného klienta, v jehož kartě (pravý horní roh) jsou 2 ikonky. Tužka (pro editaci klienta) a ikona pošty - obálky. Kliknutím na tuto ikonku se vám otevře vyskakovací okno s předvyplněným e-mailem zákazníka (má-li zákazník e-mail v systému zaevidovaný). Přes toto vyskakovací okno mu můžete jednoduše pozvánku zaslat na jeho mail. Text pozvánky může být, pro vaše pohodlí a rychlost, předem nastavený.

      Zákaznický účet slouží jako historie ke každému vašemu zákazníkovi. Např. se zde každému z nich evidují všechny faktury, které jste mu za služby vystavili a je tak pro něj jednoduché je dohledat. Ukládání daňových dokladů pro váš salon znamená mino jiné minimalizaci nákladů za tisk dokladů, protože každý doklad je automaticky do zákaznického účtu zasílán.
  • ÚČET ZAMĚSTNANCE: Nastavení oprávnění zaměstnancům
    • Aby kadeřník viděl jen svůj denní program a do rezervací ke klientům mohl vkládat produkty a receptury, musí mít nastavena tato práva:

      Postup: Stoodio|Prime, levé menu - Uživatelé. Vyberte nebo vytvořte skupinu uživatelů, pojmenujte ji jako “kadeřníci” a přidejte jim tato oprávnění:

      1. faktury - vlastní záznamy / 2. objednávky - vlastní záznamy / 3. produkty - prohlížet / 4. rezervace - prohlížet vlastní záznamy / 5. dejte ULOŽIT.
  • ÚČET ZAMĚSTNANCE: Zrušení účtu
    • Upozornění: Kadeřníka / pracovníka nikdy nemažte!!! Jak tedy zrušíte přístup do systému?

      Aby kadeřník nemohl do systému vstupovat a případně dělat v systému neplechu, musíte udělat následující. V levém menu Stoodio|Prime / Uživatelé / Uživatelské účty / tužkou editovat záznam a:

      a) změňte přihlašovací heslo na nějaké jiné (třeba: nemapristup12345)
      b) odškrtněte políčko "Odeslat přihlašovací údaje"
      c) zmáčkněte na "ULOŽIT" dole na stránce
  • ÚČET ZAMĚSTNANCE: Provize

    • Jak nastavit provize kadeřníkům? Je to jednoduché. Ve Stoodio|Prime, v levém menu, klikněte na Uživatelé, poté na Uživatelské účty, vyberte si zaměstnance nebo kolegu (tužtička) a v pravé části nastavte, kolik procent má provizi z prodeje produktů a kolik ze služeb.

      Poznámka: Za službu považujeme samotnou recepturu (bez vnořených skladových zásob) a skladovou kartu s typem "SLUŽBA". Vše ostatní je produkt.
  • ÚČET COLOR-BAR: Nastavení
    • Aby kadeřníci viděli na Color-Baru všechny rezervace, neviděli kontaktní údaje na klienty, ale mohli do rezervací ke klientům vkládat produkty a receptury, musí mít nastavena tato práva:

      Postup: Stoodio|Prime, levé menu - Uživatelé. Vyberte nebo vytvořte skupinu uživatelů, pojmenujte ji jako “Color-Bar” a přidejte jim tato oprávnění:

      1. faktury - vlastní záznamy / 2. objednávky - vlastní záznamy / 3. produkty - prohlížet / 4. rezervace - prohlížet / 5. dejte ULOŽIT.

      Vytvoříte tak unifikovaný přístup pro všechny! Zadejte si klidně i heslo ke Color-Baru jako 4 místný číselný kód pro rychlý přístup.
  • SKLADOVÉ POLOŽKY: Typy skladových zásob
    • V systému Stoodio|Beauty jsou 4 druhy skladových zásob a to:

      a) produkt = věc, která se prodává koncovému klientovi (šampón, gel na vlasy, …) Jedná se o doplňkový prodej
      b) služba = daná procedura, která má na rozdíl od produktu vlastnost délky trvání (konzultace, kadeřnické služby, kosmetické služby apod.)
      c) karta = voucher, nebo poukaz (finanční jistina)
      d) přímý materiál = všechny produkty, které jsou určeny pro provoz. Kusy, které se neprodávají samostatně koncovému klientovi, ale jsou využívány přímo v salonu.
      RECEPTURA = kombinace všech skladových zásob pro kompletní službu. Např. pánský střih potřebujete 20ml šampónu (mytí před a po), 10ml kondicionéru a 3g vosku. Recepturu je možné objednat přes on-line rezervační systém.
  • SKLADOVÉ POLOŽKY: Docházející skladové zásoby
    • Jak si zobrazíte skladové zásoby, které vám docházejí? Postupujte podle těchto kroků:

      1) Přihlašte se do svého Stoodio|Prime
      2) Klikněte v levém menu na záložku "Produkty a služby"
      3) Klikněte na položku "Skladové zásoby"
      4) V horní liště klikněte na "Přidat filtr" a zvolte typ filtru "Upozornit při"
      5) Vskočí vám okno na potvrzení filtru = vpravo dejte "POTVRDIT"
      6) Seznam těchto skladových zásob můžete i vyexportovat do excellu (horní lišta "Exportovat")

      7) V samotném excellu si můžete libovolně provádět řazení.
      a) Excell obsahuje tyto sloupce: Název produktu / Název varianty / Množství / Prodejní cena / Čárový kód / Zařazení v kategorii / Damut poslední aktualizace položky (poslední změna stavu dostupnosti).

      Poznámka: Filtr slouží s rozšířenou funkcionalitou hledání položek, která se procentuelně blíží ke stavu "Upozornit při"
      Příklad: U některé z položek mám nastaveno "Upozornit při na 12ks. Do filtru si tedy zadáte pouze číslo 50 (jako 50%), dáte vpravo "POTVRDIT" filtr a vyexportujeme vám zobrazí i tutu skladovou zásobu, pakliže má dostupnost 18 Ks (výpočet: 12 + 50% /6ks = 18 ks) a nižší.
  • SKLADOVÉ POLOŽKY: Inventura
    • Jak vytvoříte inventuru? Postupujte podle těchto kroků:

      1) Přihlašte se do svého Stoodio|Prime
      2) Klikněte v levém menu na záložku "Produkty a služby"
      3) Klikněte na položku "Skladové zásoby"
      4) V horní části zvolte "Zkontrolovat sklad zásob" = vyberte provozovnu, či konkrétní sklad
      5) Dále vyberte kategorii, která vás zajímá
      6) V právé části obrazovky nahoře klikněte na "Exportovat" (Soubor se vám uloží do PC v excellu)

      7) V samotném excellu si můžete libovolně provádět řazení.
      a) Excell obsahuje tyto sloupce: Název produktu / Název varianty / Množství / Prodejní cena / Čárový kód / Zařazení v kategorii / Damut poslední aktualizace položky (poslední změna stavu dostupnosti).
  • IMPORT: Import skladových zásob
    • Jak připravit tabulku pro import skladových zásob?

      Níže naleznete odkaz pro stáhnutí vzorové tabulky pro import skladových zásob
      Tabulka k importu skladových zásob

      Vysvětlivky k tabulce a upozornění!
      a) Tabulka pro import musí být v excellu a musí být zachovaný přesně tento formát (hlavně pořadí a počet sloupců)!
      b) Při importě si můžete zvolit Provozovnu, do které se má přiřadit "Dostupnost" a "Upozornit při"

      1) Sloupec "Kód": pokud chcete, aby se vygeneroval univerzální kód, nechte prázdný. V opačném případě zadejte svůj kód (může být kód od výrobce)
      2) Sloupec "Druh zásoby": může být jako P, S, M, K - tzn. Produkt, Služba, Materiál, Karta
      3) Sloupec "Měrná jednotka": hodnota se musí shodovat s hodnotou "Zkratka" v měrných jednotkách (před importem si vytvořte vlasní měrné jednotky)
      4) Sloupec "Kategorie": pokud kategorie s daným názvem již existuje, tak se automaticky přiřadí. V opačném případě se vytvoří nová kategorie skladových zásob

      Import se snaží automaticky rozeznat již existující položky. Pokud se najde existující položka, tak se aktualizuje. Díky této funkci můžete "Import" používat i na hromadné úpravy existujících skladových položek.

      Algoritmus pro zjišťování existujících položek je následovný:
      a) pokud se v importovaném souboru nachází hodnota v sloupci "Kód", tak hledá jen podle kódu. Když se nenajde, vytvoří se nová skladová položka.
      b) pokud se v importovaném souboru NEnachází hodnota v sloupci "Kód", tak hledá takovou skladovou položku, která má identické tyto údaje: Název, Název varianty, Čárový kód

      Pokud byl import úspěšný, tak se zobrazí seznam naimportovaných sakldových položek (i s odkazem na samotnou položku)

      Důležité upozornění: pokud budete mít ve sloupci "Kód" třeba i 20x stejný název (stejná hodnota), tak to znamená, že se vytvoří jen jedna skladová položka, která se bude 20x přepisovat. Buď ho zanechejte prázdný, nebo musí být záznam unikátní!!!
  • IMPORT: Databáze klientů
    • Jak připravit tabulku pro import klientů?

      Níže naleznete odkaz pro stáhnutí vzorové tabulky pro import klientů
      Tabulka k importu databáze klientů

      Vysvětlivky k tabulce a upozornění!
      Tabulka pro import musí být v excellu a musí být zachovaný přesně tento formát (hlavně pořadí a počet sloupců)!

      1) Sloupec "kód": pokud chcete, aby se vygeneroval kód, tak nechte pole prázdné.
      2) Sloupec "skupina: pokud skupina s daným názvem už existuje, tak se použije a klienti se do ní vnoří. V opačném případě se sama vytvoří.
      3) Sloupec "Pohlaví": Hodnoty jsou M, Z, S (tzn.: Muž, Žena, Společnost)
      4) Sloupec "Datum narození": údaj může být uveden v jendom z těchto formátů: DD.MM.YYYY, DD/MM/YYYY, DD-MM-YYYY
      5) Sloupec "Stát": Hodnota by měl být trojmístný ISO kód krajiny. Naleznete níže.
      Seznam ISO krajin

      Import se snaží automaticky rozeznat již existujícího klienta. Pokud se najde existující klient, tak se aktualizuje. Pokud ne, tak se vytvoří.

      Algoritmus pro zjišťování existujících klientů je následovný:
      a) pokud se v importovaném souboru nachází hodnota v sloupci "Kód", tak hledá jen podle kódu. Když se nenajde, vytvoří se nová klientská karta.
      b) pokud se v importovaném souboru NEnachází hodnota v sloupci "Kód", tak hledá takového klienta, který má identické tyto údaje: Jméno, Příjmení, Název společnosti, E-mail.

      Pokud byl import úspěšný, tak se zobrazí seznam naimportovaných klientů (i s odkazem na samotného klienta)

      Důležité upozornění: pokud budete mít ve sloupci "Kód" třeba i 20x stejný název (stejná hodnota), tak to znamená, že se vytvoří jen jedna skladová položka, která se bude 20x přepisovat. Buď ho zanechejte prázdný, nebo musí být záznam unikátní!!!
  • Nemohu zde najít odpověď na svůj problém. Jak si požádám o pomoc?
    • Požádejte nás o technickou, i psychickou :-) podporu v levém spodním rohu našich www a spojte se s někým z nás. Jestliže on-line chat nevidíte, zkuste si ještě jednou stránky načíst (Windows: ctrl+r, MacOS: cmd+r).

Podobné produkty